IT ondersteuning voor kmo’s: onze aanpak.

Met onze IT ondersteuning bieden we onze kmo-klanten een compleet pakket met ondersteuning op vlak van IT. Maar wat bedoelen we daar eigenlijk mee? Moet je zelf enige kennis hebben van IT? En hoe ziet zo’n samenwerking er dan precies uit? In deze blog geeft Kris De Bisschop, onze managing director, een woordje uitleg bij hoe we aan de slag gaan. 

Voor wie is de IT ondersteuning geschikt? 

We richten ons (uiteraard) op kleine tot middelgrote ondernemingen, maar daar vallen heel wat bedrijven onder die dus ook uiteenlopende noden hebben. Het maakt niet uit hoeveel werknemers je in dienst hebt, in welke industrie je werkt, en hoeveel je afweet van IT: de service is een one-stop shop voor al je noden op vlak van IT. Zoals we hieronder zullen uitleggen, kan dat heel breed gaan, maar het hangt af van wat jullie voorkeur heeft. 

Waarom zijn we begonnen met onze IT ondersteuning voor KMO’s? 

De voornaamste ontstaansreden voor onze service is onze verbazing over hoe sommige IT-bedrijven omgaan met hun klanten. Kris ontdekte al gauw dat er vaak nog heel wat werk aan de winkel is: 

“Soms kom ik bij een nieuwe klant binnen, en sta ik echt versteld wanneer ik de serverruimte te zien krijg waar hun huidige IT  partner voor zorgt. Ik vraag me vaak af of die providers gewoon hun zakken willen vullen en wegwezen. Veel bedrijven weten eigenlijk niet wat hun infrastructuur precies doet, en hoe makkelijk hun problemen soms opgelost kunnen worden.” 

De bedoeling van onze service is om langdurige samenwerkingen op te zetten, waarbij je op ons kan rekenen voor alles wat IT betreft. We werken niet met ‘uurtje factuurtje’, waarbij je bijna bang bent om met een vraag naar je IT partner te stappen. In plaats daarvan voeren we eerst een grondig onderzoek uit om te weten waar de pijnpunten liggen en hoe je ze kan oplossen. Na afloop ontvang je een uitgebreid dossier, waar je zelf kan kiezen aan welke punten je eerst wil (laten) werken, en hoe de rest van onze samenwerking er zal uitzien.  

Hoe ziet zo’n onderzoek eruit? 

Stap 1: Inkom en algemene beveiliging 

Het onderzoek start eigenlijk al nog voor het verkennende gesprek. We controleren altijd hoe de fysieke inkom eruitziet: moet je je ergens aanmelden? Is de toegang beveiligd? Waar staat de infrastructuur? Soms zien we situaties waar een server bij wijze van spreken onder de trap of bij de printer staat, waar iedereen er zomaar aan kan en met een USB-stick alles kan verstoren. 

Wanneer we een vergaderruimte binnengaan voor het verkennend gesprek, zien we soms ook de Wi-Fi code op een groot blad uitgeprint staan. Als dat een geïsoleerd gastennetwerk is waar je enkel mee kan surfen, is dat uiteraard geen probleem. Maar als dit hetzelfde netwerk is waar iedereen op werkt, kan je met enkel een laptop al snel heel wat schade berokkenen. Een beveiligd netwerk is bovendien belangrijker dan je misschien denkt, ook voor kleinere bedrijven. 

“Als het over hacken gaat, hoor ik bedrijven vaak zeggen dat er bij hen toch niets te halen valt. De waarheid is echter dat het hackers bij kmo’s helemaal niet gaat om de data zelf. Ze willen vooral in een systeem binnenraken om je data te encrypteren (versleutelen) en eventuele back-ups te verwijderen. Vaak vragen ze dan losgeld om de data terug vrij te geven, maar net zo vaak gaat het vooral om het binnenraken zelf.” 

Stap 2: Verkennend gesprek 

Nadat we al wat algemene zaken onderzocht hebben, beginnen we met het eigenlijke onderzoek. In een uitgebreid verkennend gesprek leren we elkaar kennen, zodat we een idee krijgen van wat jullie precies nodig hebben. Moet je bijvoorbeeld voortdurend papieren dossiers verwerken en informatie heen en weer sturen? Of misschien heb je wel een aantal techniekers op pad die met hun laptops via een beveiligd mobiel netwerk aan je bedrijfssoftware moeten kunnen? 

Aangezien we intussen al heel wat kmo’s hebben geholpen, proberen we ook om bedrijven te vergelijken. Misschien hebben we al andere klanten binnen jouw branche geholpen, en kunnen we onze inzichten daarop toepassen. Eerlijk gezegd stellen we die vragen ook gewoon uit eigen interesse: we zijn er niet enkel om iets te verkopen, maar ook om van elkaar bij te leren. 

Stap 3: Hardware- en softwarecontrole 

Nadat we een goed idee hebben van wie jullie zijn en wat voor jullie belangrijk is, gaan we de bestaande infrastructuur bekijken. We controleren wat je in huis hebt op vlak van servers, switches, printers, enzovoort. Naast de apparatuur zelf kijken we ook naar de software waar die op draait: is alles nog up-to-date? Wordt alles nog ondersteund en is het (nog) compatibel met elkaar? We merken vaak dat zowel hardware als software na aankoop al snel vergeten worden: 

“Zaken zoals back-ups worden meestal ergens in de achtergrond bijgehouden. Als je niet veel kennis hebt van IT, kan het moeilijk zijn om die back-ups correct uit te voeren, controleren, en op te slaan. Ook firewalls worden vaak vergeten: als je een firewall hebt staan die al tien jaar oud is, kan je er eigenlijk evengoed geen hebben.” 

Stap 4: Dossier en evaluatie 

Op basis van wat we in de vorige stappen hebben geleerd, stellen we een uitgebreid dossier op. Daar staan eerst en vooral jullie voorkeuren en belangrijkste processen in: waar draait het bij jullie om, en waar hebben jullie nood aan? Daarnaast noteren we ook heel wat technische details. Denk bijvoorbeeld aan het IP-adres, configuratie van servers en databanken, hoe het netwerk eruitziet, enzovoort.  

Geen probleem als sommige van deze termen je niets zeggen: we gebruiken dit dossier ook als interne documentatie, zodat onze medewerkers bij toekomstige vragen rekening kunnen houden met jullie unieke situatie. 

Stap 5: Samenwerking en volgende stappen 

Door jullie situatie aan de technische details te koppelen, komen we aan wat misschien wel het belangrijkste deel van het dossier is: onze aanbevelingen en de verdere stappen. We kijken wat er geoptimaliseerd moet worden en hoeveel dit zou kosten.  

“Heel wat zaken kunnen we gratis of heel goedkoop optimaliseren, bijvoorbeeld door updates uit te voeren of de configuratie wat aan te passen. In sommige gevallen, zoals een verouderde server, is een nieuwe aankoop echter de enige optie. Ook dan kijken we naar wat je eigenlijk écht nodig hebt, en gaan we je geen duurdere opties aansmeren.” 

Zoals we in het begin van dit stuk al aanhaalden, trekken we bij GroupWave resoluut de kaart van langdurige samenwerkingen. Uiteraard laten we jullie de keuze over hoe die samenwerking er zal uitzien. Hebben jullie graag dat we op regelmatige basis eens langskomen om te kijken of we nog ergens mee kunnen helpen, houden jullie ons liever op stand-by, of iets daartussen? 

Voor ons is het simpel: we investeren in een vertrouwensband. Jullie moeten weten dat jullie op ons kunnen rekenen, zodat we ook binnen tien jaar nog steeds klaar kunnen staan voor alle vragen die jullie hebben op vlak van IT. 

Overtuigd van onze aanpak, of zit je toch nog met wat vragen? Neem gerust contact met ons op, en dan kijken we samen hoe we je verder kunnen helpen! 

> Go back