Migraties naar de cloud voor kmo’s: de meestgestelde vragen 

Bij GroupWave hebben we intussen heel wat expertise kunnen uitbouwen als het op kmo’s en hun digitale traject aankomt. Het begrip “digitale transformatie” blijkt vaak redelijk vaag over te komen, waardoor het lastig kan zijn om praktisch aan de slag te gaan. Het feit dat veel verkopers er alleen maar op uit zijn om een bepaald product aan te smeren zonder te kijken wat er eigenlijk nodig is, maakt de zaken nog moeilijker. We hebben enkele van de meestgestelde IT en cloud vragen samengebracht, zodat je als bedrijfsleider meteen aan de slag kan. We zaten samen met onze managing partner, Kris De Bisschop, om dit toe te lichten.

Moet ik als kmo eigenlijk wel naar de cloud gaan?

Hier kunnen we niet meteen ja of nee op antwoorden, want dat hangt echt af van bedrijf tot bedrijf. Het zou haast onmogelijk zijn om hier een volledige lijst van alle overwegingen toe te voegen, maar we geven hieronder al een aanzet:

• Waar ben je als bedrijf mee bezig? Blijft je werking (grotendeels) beperkt tot een kantoor of productieomgeving, of moet je vaak naar klanten, bijvoorbeeld om training te geven?
• Wil je dat je werknemers altijd en overal toegang hebben tot hun bestanden, ook op andere toestellen zoals een tablet of gsm?
• Moeten je medewerkers vlot kunnen samenwerken aan hetzelfde bestand, soms zelfs op hetzelfde moment?
• Wil je dat je data (beveiligd) in de publieke cloud staat, geef je het aan een vertrouwde partner, of moet het absoluut lokaal blijven?

Er zijn dus heel wat vragen die beantwoord moeten worden voor je een beslissing kan maken. Een gedegen interne bevraging en analyse kan soelaas bieden, maar dan moet die wel voldoende uitgebreid zijn. Een andere optie is om in zee te gaan met een partner zoals GroupWave. In dat geval doen we die analyse samen met je, met onze vele projecten voor kmo’s in het achterhoofd. Naast onze expertise kan je rekenen op een onafhankelijk antwoord: we zoeken samen uit of de cloud eigenlijk wel nodig is, zonder dat we een bepaalde verkoopquota moeten halen. We adviseren alleen wat je effectief nodig hebt.

Welke vormen van “de cloud” bestaan er, en welke zijn interessant voor een kmo?

Kort door de bocht: afhankelijk van je project kunnen alle vormen interessant zijn. Soms lopen de categorieën wat door elkaar, maar er vallen grofweg drie categorieën te onderscheiden:

• SaaS (Software as a Service): je maakt gebruik van een service, en hun servers staan ergens in de cloud. Bekende voorbeelden hiervan zijn WhatsApp, OneDrive, de online versies van Microsoft Word of Excel, … Je hebt als kmo misschien dus al je eerste stappen richting de cloud gezet, zonder dit zelf te beseffen.
• IaaS (Infrastructure as a Service): je kopieert je eigen server(s) 1 op 1 naar de cloud in een “virtual machine”. Omdat er geen toestel meer op kantoor staat bespaar je flink op onderhoudskosten. Dat wil echter niet altijd zeggen dat je op het eind van de rit goedkoper uit bent.
• PaaS (Platform as a Service): je maakt gebruikt van een service die in de cloud zit, en je koppelt daar je eigen infrastructuur aan. Bijvoorbeeld: je gebruikt het programma SQL Server om je database te beheren. De IaaS variant hiervan betekent dat je een virtuele instantie van dat programma gebruikt en dit koppelt aan je eigen database.

Moet ik als kmo nog bezig zijn met IT? Kan ik het niet gewoon in de cloud steken?

Mensen denken vaak dat naar de cloud gaan betekent dat ze zich van niets meer moeten aantrekken, maar dat klopt niet per se. Zonder bijbetalen moet je nog altijd zelf back-ups voorzien, of een bijkomende service aankopen. Ook security zal je nog steeds zelf moeten doen; denk bijvoorbeeld aan het opzetten van een verbinding om thuiswerken mogelijk te maken. Je krijgt dus, in tegenstelling tot wat men vaak beweert, geen totaalpakket vanaf de start. Dat kan wel door bij te betalen of door het beheer uit handen te geven.

Hoe kan ik als kmo dan wel totale ontzorging van mijn IT-omgeving krijgen?

Dat is net het grote verschil tussen een public en een private cloud. Bij een public cloud kies je wat de hosting (het beheer) betreft voor een grote speler zoals Amazon Web Services, Google Cloud of Microsoft Azure. In de praktijk betekent dat bijbetalen voor zaken die je misschien als vanzelfsprekend beschouwt, zoals beveiliging of updates. Je betaalt dus alleen voor wat je denkt nodig te hebben, maar dat kan soms lelijk tegenvallen.

Bij een private cloud krijg je je eigen cloudomgeving, die ofwel intern ofwel door een externe partij zoals GroupWave kan beheerd worden. Kies je voor ons, dan kunnen we enkele zaken garanderen. Zo weet je dat je server beveiligd wordt door een firewall, dat die regelmatige updates krijgt, dat er een back-up van genomen wordt, en dat er monitoring op gebeurt. Dat leunt dus al heel wat dichter aan bij het beeld dat mensen vaak van de cloud hebben.

Is security iets waar ik als kmo dan toch wakker van moet liggen?

Hier kunnen we wel duidelijk zijn: ja, absoluut. Het argument “bij ons valt er toch niets te halen” houdt eigenlijk geen steek. Voor sommige actoren gaat het louter om toegang krijgen tot een omgeving waar men niet welkom is, en zo veel mogelijk schade berokkenen. Er hoeft dus niet per se data gestolen te worden, al dan niet met winst als doel.

Zaken zoals een wachtwoord policy en regelmatige updates zijn en blijven belangrijk in elk bedrijf, onafhankelijk van de grootte of waar je mee bezig bent. Als je geen of weinig interne IT-medewerkers hebt, of als je met gevoelige data werkt, raden we sowieso aan om naar de private cloud te gaan. Zo ben je zeker dat je veilig zit.

Zou ik als kmo niet beter overstappen naar de cloud om kosten te besparen?

Nee, niet per se. Het kan dat je op het eind van de maand goedkoper uitkomt, maar dat is niet altijd het geval. Afhankelijk van je budget en je huidige infrastructuur kan het ook goedkoper zijn om alles in eigen beheer te houden. Voor grotere klanten die met gevoelige data werken raden we dan wel weer vaak een private cloud aan, met een soort hybride infrastructuur als gevolg.

De categorie kmo’s blijft uitgebreid, alleen al in het verschil in aantal werknemers. Het is dus onmogelijk om een algemeen advies te vellen voor al die bedrijven. We kunnen alleszins antwoord bieden op al je vragen en samen kijken wat financieel het interessantst is. We merken wel dat veel bedrijven de overstap vaak veel duurder en meer ingrijpend inschatten dan het geval is. Cloud migraties kunnen doorgaans in stappen uitgevoerd worden, waardoor de impact op je bedrijf beperkt blijft.

Heb ik als kmo dan constant een partner zoals GroupWave nodig?

Nee, ook dat is niet per se het geval. Je kan perfect capabele mensen in dienst hebben die je eigen infrastructuur uitbouwen en beheren. We kunnen voor hen een eerder beperkte adviesrol opnemen, hier en daar iets helpen opzetten of configureren, en simpelweg beschikbaar blijven voor verdere vragen. Als uit de analyse blijkt dat we geen meerwaarde kunnen leveren door nauwer betrokken te zijn, zullen we dit ook niet aanraden.

Het belangrijkste blijft dat je kiest voor een partner die je kan vertrouwen. Merk je al snel dat iemand een bepaalde technologie of provider wil pushen, blijf er dan zo ver mogelijk van weg. Je hebt een objectieve, onafhankelijke partner nodig van iemand die de behoeften van je bedrijf voorop stelt, niet die van zijn technologiepartner of zichzelf.

Kan je je wel vinden in onze aanpak? Zoek je nog een betrouwbare partner voor een objectieve analyse? Neem dan zeker contact met ons op, en dan kijken we samen wat er voor je kmo echt belangrijk is.

> Go back